Die E-Rechnungspflicht im Baugewerbe: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht: Kein Handwerksbetrieb kommt mehr daran vorbei

Seit dem 1. Januar 2025 ist sie Realität: die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich. Jeder Handwerksbetrieb in Deutschland muss seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2027 wird die Pflicht nochmals verschärft – dann müssen auch kleinere Unternehmen E-Rechnungen aktiv versenden.

Für viele Betriebe im Baugewerbe bedeutet das einen Umbruch. Wer bisher seine Rechnungen per Word-Vorlage erstellt, als PDF per E-Mail verschickt und den Ordner im Schrank als Archiv nutzt, muss umdenken. Aber – und das ist die gute Nachricht – was auf den ersten Blick nach Bürokratie aussieht, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als echte Chance: Wer jetzt umstellt, spart langfristig Zeit, Geld und Nerven.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine häufige Verwechslung: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Das Wachstumschancengesetz definiert eine E-Rechnung als ein Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Die beiden Standards in Deutschland

Format	Beschreibung	Einsatzgebiet	Besonderheit
ZUGFeRD 2.x	Hybridformat: PDF mit eingebettetem XML-Datensatz	KMU, Handwerk, B2B allgemein	Menschenlesbar UND maschinenlesbar
XRechnung	Reines XML-Format, keine PDF-Darstellung	Öffentlicher Sektor, Großunternehmen	Nur maschinenlesbar

Empfehlung für Handwerksbetriebe: ZUGFeRD 2.x ist das deutlich praxistauglichere Format. Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung, das Buchhaltungssystem kann die enthaltenen XML-Daten automatisch auslesen. Beide Seiten profitieren.

Warum eine PDF-Rechnung nicht ausreicht

Ab 2027 akzeptiert das Finanzamt PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Der entscheidende Unterschied:

Kriterium	PDF-Rechnung	E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)
Maschinenlesbar	❌ Nein – Buchhaltung muss manuell abtippen	✅ Ja – automatische Verarbeitung
Automatische Prüfung	❌ Manuelle Kontrolle nötig	✅ System prüft Pflichtangaben automatisch
GoBD-konform archivierbar	⚠️ Nur mit Zusatzaufwand	✅ Vollständig und automatisch
Fehlerquote bei Erfassung	🔴 3-5 %	🟢 < 0,1 %
Gesetzlich anerkannt ab 2027	❌ Nein (nur noch mit Einschränkungen)	✅ Ja
Durchschnittliche Bearbeitungszeit	12-15 Minuten	3-4 Minuten

Der gesetzliche Zeitplan: Was gilt wann?

Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt:

Ab 1. Januar 2025 (bereits in Kraft)

Jeder B2B-Empfänger muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
Das gilt auch für Ein-Mann-Betriebe und Kleinunternehmer
Mindestanforderung: Ein E-Mail-Postfach und die Fähigkeit, ZUGFeRD-PDFs zu öffnen

Ab 1. Januar 2027

Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen auch aktiv versenden
Papierrechnungen und einfache PDFs sind für diese Unternehmen nicht mehr zulässig im B2B

Ab 1. Januar 2028

Alle Unternehmen, unabhängig von der Größe, müssen E-Rechnungen aktiv versenden
Endgültiges Ende der Papierrechnung im B2B-Bereich

Achtung: Die Übergangsfristen gelten nur für das Versenden. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits jetzt. Wer bis 2027 oder 2028 wartet, hat dann keine Zeit mehr für eine saubere Umstellung.

Die 5 größten Vorteile für Handwerksbetriebe

1. Zeitersparnis von bis zu 70 %

Die Zahlen sind eindeutig: Die manuelle Erstellung, der Versand per Post und die physische Ablage einer Papierrechnung dauert durchschnittlich 12-15 Minuten. Eine digitale E-Rechnung lässt sich in 3-4 Minuten erstellen und wird sofort zugestellt.

Rechenbeispiel für einen typischen Handwerksbetrieb:

Kennzahl	Papierrechnung	E-Rechnung
Rechnungen pro Monat	80	80
Bearbeitungszeit pro Rechnung	14 Min.	4 Min.
Gesamtzeit pro Monat	18,7 Stunden	5,3 Stunden
Zeitersparnis pro Monat	–	13,4 Stunden
Zeitersparnis pro Jahr	–	160 Stunden
Personalkosten (30 €/Std.)	6.720 €/Jahr	1.920 €/Jahr
Kosteneinsparnis pro Jahr	–	4.800 €

Das entspricht fast einem ganzen Arbeitsmonat, der für produktivere Aufgaben frei wird.

2. Schnellere Bezahlung

Digitale Rechnungen werden im Durchschnitt 8 Tage früher bezahlt als Papierrechnungen. Die Gründe:

Kein Postweg (2-3 Tage gespart)
Automatische Eingangserfassung beim Empfänger
Schnellere Freigabeprozesse durch digitale Workflows
Kein „Liegt noch auf dem Schreibtisch"-Problem

Für einen Betrieb mit 80 Rechnungen à durchschnittlich 2.500 € bedeutet das: rund 200.000 €, die 8 Tage früher auf dem Konto sind – ein spürbarer Liquiditätsvorteil.

3. Dramatische Fehlerreduzierung

Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Zahlendreher, falsche Steuersätze, vergessene Positionen oder falsche Kundennummern kosten Zeit, Geld und Kundenvertrauen.

Automatisierte E-Rechnungssysteme übernehmen Stammdaten, Steuersätze und Positionen direkt aus dem Auftrag und minimieren die Fehlerquote auf unter 0,1 % – gegenüber 3-5 % bei manueller Erstellung.

4. GoBD-konforme Archivierung – automatisch

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen:

Revisionssichere Aufbewahrung: Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden
Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss protokolliert werden
Ordnungsmäßige Aufbewahrung: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen
Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen für eine Betriebsprüfung exportierbar sein

Wer heute noch Rechnungen als PDF auf der Festplatte speichert oder ausdruckt und abheftet, erfüllt diese Anforderungen nicht. Im Falle einer Betriebsprüfung kann das teuer werden.

Ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm für Handwerker automatisiert die gesamte Archivierung: Jede Rechnung wird mit Zeitstempel versehen, versioniert und in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Der DATEV-Export für den Steuerberater ist per Knopfdruck erledigt, und die ZUGFeRD-konforme E-Rechnung wird automatisch im richtigen Format generiert – inklusive aller gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.

5. Besserer Überblick über die Finanzen

Mit einem digitalen Dashboard haben Sie jederzeit den vollständigen Überblick:

Offene Rechnungen und deren Fälligkeitsdatum
Überfällige Zahlungen mit automatischer Mahnfunktion
Umsatzentwicklung nach Monaten, Kunden oder Projektarten
Steuervorauszahlungen auf Basis der aktuellen Zahlen
Liquiditätsprognose für die nächsten Wochen

Entscheidungen werden auf Basis von Echtzeitdaten getroffen – nicht auf Basis von Ordnern im Aktenschrank oder dem Gefühl des Inhabers.

Praxis: So stellen Sie Ihr Rechnungsmanagement um

Schritt 1: Bestandsaufnahme (1 Woche)

Bevor Sie eine Software auswählen, analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess ehrlich:

Wie viele Rechnungen stellen Sie pro Monat aus?
Wie viele Eingangsrechnungen erhalten Sie?
Wie lange dauert die Erstellung einer Rechnung im Durchschnitt?
Welche wiederkehrenden Fehler treten auf?
Wie verwalten Sie Ihre Kundenstammdaten?
Nutzt Ihr Steuerberater DATEV?

Schritt 2: Die richtige Software wählen (1-2 Wochen)

Das Angebot an Rechnungsmanagement-Tools ist groß. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Muss-Kriterien:

Pflichtfunktionen:

✅ E-Rechnungsfähigkeit (ZUGFeRD 2.x und/oder XRechnung)
✅ GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
✅ DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
✅ Automatische Umsatzsteuerberechnung

Wichtige Zusatzfunktionen:

📱 Mobile App für die Rechnungsstellung unterwegs
📧 Automatischer E-Mail-Versand der E-Rechnungen
⏰ Automatische Mahnfunktion mit Eskalationsstufen
📊 Dashboard mit Umsatz- und Liquiditätsübersicht
🔗 Integration mit Zeiterfassung und Projektmanagement

Ausschlusskriterien:

❌ Kein deutscher Serverstandort (DSGVO-Risiko)
❌ Keine Testphase möglich
❌ Kein deutschsprachiger Support

Schritt 3: Daten migrieren (1-2 Wochen)

Übertragen Sie bestehende Stammdaten in das neue System:

Kundenstammdaten: Name, Adresse, Steuernummer, Zahlungsziel
Artikelstammdaten: Positionen, Einheiten, Steuersätze
Nummernkreise: Fortlaufende Rechnungsnummern übernehmen
Vorlagen: Corporate Design (Logo, Farben, Fußzeile) einrichten

Die meisten modernen Tools bieten CSV-Import oder direkte Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen. Planen Sie trotzdem einen halben Tag für die Datenmigration ein.

Schritt 4: Team schulen (1-2 Tage)

Ein Tool ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen. Schulen Sie alle Mitarbeiter, die mit dem Rechnungswesen in Berührung kommen:

Bürokraft / Buchhaltung: Vollumfängliche Schulung (4 Stunden)
Projektleiter / Meister: Aufmaße erfassen, Leistungsnachweise erstellen (2 Stunden)
Geschäftsführung: Dashboard-Nutzung, Auswertungen, Freigaben (1 Stunde)

Schritt 5: Parallelbetrieb und Umstellung (2-4 Wochen)

Fahren Sie für 2-4 Wochen einen Parallelbetrieb:

Erstellen Sie jede Rechnung sowohl im alten als auch im neuen System
Vergleichen Sie die Ergebnisse auf Abweichungen
Lassen Sie Ihren Steuerberater den ersten DATEV-Export prüfen
Sammeln Sie Feedback vom Team

Nach der Übergangsphase stellen Sie vollständig um und verabschieden sich vom alten Prozess.

Die häufigsten Fehler bei der Umstellung – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Zu lange warten

Die Übergangsfristen verleiten zum Aufschieben. Aber: Eine saubere Umstellung braucht 4-8 Wochen. Wer erst im Dezember 2027 damit anfängt, steht unter enormem Zeitdruck. Starten Sie jetzt – auch wenn die Versandpflicht für Ihren Betrieb erst 2028 greift.

Fehler 2: Die billigste Lösung wählen

Kostenlose oder sehr günstige Tools haben oft versteckte Limitierungen: keine GoBD-konforme Archivierung, kein DATEV-Export oder fehlende Mandantenfähigkeit. Die gesparten 10 € pro Monat können bei einer Betriebsprüfung tausende Euro kosten.

Fehler 3: Den Steuerberater nicht einbeziehen

Stimmen Sie Schnittstellen und Exportformate vor der Softwareauswahl mit Ihrem Steuerberater ab. Nichts ist frustrierender als ein System, dessen DATEV-Export nicht zum Workflow Ihres Steuerberaters passt.

Fehler 4: Archivierung vernachlässigen

Die GoBD-konforme Archivierung muss ab Tag 1 funktionieren – nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung. Rechnungen, die nicht revisionssicher archiviert sind, können im Ernstfall als nicht ordnungsgemäß bewertet werden, mit allen steuerlichen Konsequenzen.

Fehler 5: Nur die ausgehenden Rechnungen digitalisieren

Das Rechnungsmanagement umfasst auch die Eingangsrechnungen. Lieferanten, Subunternehmer und Dienstleister werden Ihnen zunehmend E-Rechnungen schicken. Ihr System muss auch diese empfangen, prüfen und archivieren können.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) auch eine E-Rechnungslösung? Ja – seit dem 1.1.2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 müssen sie diese auch versenden.

Kann ich meine bestehende Buchhaltungssoftware weiternutzen? Das kommt auf die Software an. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles System ZUGFeRD 2.x oder XRechnung unterstützt. Viele Anbieter haben 2024/2025 entsprechende Updates bereitgestellt.

Was passiert, wenn ich nach 2027 weiterhin PDF-Rechnungen verschicke? Ihre Rechnungen gelten dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnungen im Sinne des UStG. Ihr Kunde könnte den Vorsteuerabzug verlieren, und bei einer Betriebsprüfung drohen Ihnen Nachzahlungen und Bußgelder.

Muss ich alte Papierrechnungen nachträglich digitalisieren? Nein – für Rechnungen, die vor dem Stichtag erstellt wurden, gelten die bisherigen Aufbewahrungspflichten. Sie müssen aber 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie aufwendig ist die Umstellung wirklich? Bei einem typischen Handwerksbetrieb mit 50-100 Rechnungen pro Monat dauert die vollständige Umstellung inklusive Parallelbetrieb 4-8 Wochen. Der Aufwand liegt bei etwa 2-3 Arbeitstagen für die Einrichtung und Schulung.

Fazit: Jetzt handeln, langfristig profitieren

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist für Handwerksbetriebe im Baugewerbe kein Luxus und keine Option – sie ist eine gesetzliche Pflicht und eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Die E-Rechnungspflicht gibt den zeitlichen Rahmen vor, aber die Vorteile gehen weit über die reine Gesetzeserfüllung hinaus:

⏱️ 160 Stunden Zeitersparnis pro Jahr
💰 4.800 € weniger Personalkosten für Verwaltung
📉 Fehlerquote von 3-5 % auf unter 0,1 % gesenkt
💳 8 Tage schnellere Zahlungseingänge
✅ GoBD-Konformität ohne Zusatzaufwand

Tipp der Redaktion: Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer ausgehenden Rechnungen – das bringt die schnellsten, sichtbarsten Ergebnisse und motiviert das gesamte Team für die weiteren Schritte.

Der beste Zeitpunkt für die Umstellung war gestern. Der zweitbeste ist heute.